Leer meer over de scopingfase

Het doel van deze eerste fase van de handleiding is de opmaak van een plan van aanpak voor de uitvoering van een SEIA. Evengoed kan het projectteam van een natuurherstel- en -ontwikkelingsproject hiermee aan de slag om een bestek op te maken voor de uitvoering van een SEIA of om een subsidieaanvraag te stofferen.

Ter voorbereiding van de analyse wordt er een projectteam samengesteld dat de analyse voorbereidt en uitvoert of, als de analyse wordt uitbesteed, begeleidt. Deze voorbereidende fase van de eigenlijke SEIA dient goed te worden uitgevoerd. Als dit niet gebeurt dan kan dit later in het proces voor problemen zorgen. Om een plan van aanpak te kunnen maken voor de uitvoering van een SEIA definiëren we achtereenvolgens het doel van de analyse, de belangrijkste kenmerken en impacts van het project en de terms of reference van de analyse.

Het is raadzaam om dit samen met een groep mensen te doen die affiniteit hebben met het project en het projectgebied en ervaring met en kennis van de uitvoering van SEIAs. Deze groep vormt een soort van projectteam en bereidt samen de uitvoering van de SEIA voor. Een goede manier van werken is om deze mensen samen te brengen tijdens een overlegmoment waarop zij de stappen van deze fase samen kunnen doorlopen tot en met het bepalen van de terms of reference. Als het projectteam zelf de SEIA uitvoert, maken ze op basis van de terms of reference ook het plan van aanpak op. Zoniet, worden de terms of reference van de SEIA door het projectteam in een bestek gegoten.

Deze vraag is essentieel voor de scoping en aanpak van de analyse. Het antwoord op deze vraag zal onder meer helpen om te bepalen hoe grondig de analyse aangepakt moet worden en welke accenten belangrijk kunnen zijn.

Hoewel het antwoord op deze vraag vaak voor de hand liggend is, loont het om verschillende keren achter elkaar ‘waarom’ te vragen. Zo graaf je elke keer dieper in de motivatie en achterhaal je de onderliggende redenen.

Mogelijke antwoorden (drijfveren of doelstellingen) zijn: 

• een snelle screening van de mogelijke impacts van alternatieve natuurherstel- en -inrichtingsprojecten;
• voldoen aan de rapporteringsvereisten van LIFE;
• beperken van de negatieve impacts van het project en benutten van de kansen die het project biedt;
• een grondige analyse van de negatieve en positieve impacts
• aantonen en communiceren van de maatschappelijke voordelen ten behoeve van een groter draagvlak;
• beheren van de relaties met de belanghebbenden;
• ...

Het bepalen van de terms of reference houdt in dat er onder meer keuzes gemaakt worden met betrekking tot de inhoudelijke focus, de diepgang en de participatie van stakeholders. Op die manier worden de vereisten van de analyse afgelijnd. Dit vormt de basis voor de opmaak van een plan van aanpak. De keuzes die hier gemaakt worden, bouwen voort op het doel van de SEIA. 

Welke veranderingen (ingrepen op het terrein, beleidsmatige keuzes) omvat het project? 

De afbakening van het project en de eventuele varianten gebeurt ten opzichte van een ‘baseline’. Vaak is de baseline gewoon de situatie in de afwezigheid van de voorgestelde ontwikkelingen binnen het project. Maar in principe kan dit ook de gewenste toekomstige situatie zijn. 

Gaat het hier om een analyse voor of na de uitvoering van het project? of is het de bedoeling om beide uit te voeren? Hoe situeren de impacts zich in ruimte en tijd? 

LIFE-projecten worden geacht driemaal te rapporteren via de LIFE KPI Webtool: aan het begin van het project, op het einde van het project en vijf jaar na afloop van het project. Een SEIA kan aansluiten op deze timing. Echter, een SEIA kan ook beperkt blijven tot een eenmalige ex-ante of ex-post analyse. Evengoed kunnen de sociaaleconomische impacts op verschillende momenten doorheen het project als erna opgevolgd worden. Het volhouden van de monitoring van (een selectie van) de verwachte impacts van een project kan een bewuste keuze zijn. Bijvoorbeeld om de relaties met de belanghebbenden van een project te managen tijdens en/of na afloop van een project. 

Ruimtelijk ligt de focus van een SEIA op het projectgebied en zijn directe omgeving. De ruimtelijke en temporele grenzen van de analyse worden echter bepaald door de schaal van de belangrijke impacts. Alle belangrijke impacts moeten op zijn minst kwalitatief meegenomen worden, ongeacht waar of wanneer ze optreden. De grenzen van de analyse kunnen dus voor elke impact afzonderlijk vastgelegd worden.

Welke middelen, mensen en tijd zijn er beschikbaar?

De reden waarom een SEIA wordt uitgevoerd is maatgevend voor de gewenste diepgang of graad van detail van de analyse. Wanneer een SEIA bijvoorbeeld enkel wordt gemaakt om aan de verplichtingen te voldoen van het LIFE-programma dan hoeft deze niet grondiger te zijn dan dat nodig is voor LIFE. Dat ligt anders wanneer een SEIA bijvoorbeeld gebruikt wordt om besluitvorming op te baseren of als instrument om de relaties met stakeholders te voeden, of wanneer het gaat om middelgrote of grote ontwikkelingen met grote verwachte impacts . 

Anderzijds: hoe grondiger de analyse, hoe hoger de eisen aan de data, de modellen en/of de stakeholderparticipatie. Het gebruik van data, modellen en stakeholderparticipatie kunnen in bepaalde gevallen en tot op zeker niveau alternatieven zijn voor elkaar. Dat is echter lang niet altijd zo. Het nut en het belang van stakeholderparticipatie is immers ruimer dan louter het verzamelen van data, het is een belangrijke strategie bij het creëren van draagvlak. Tegelijk kan ook stakeholderparticipatie de rol van degelijke data niet zomaar vervangen. 

Aansluitend hierbij is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen het inschatten van impacts in de toekomst enerzijds en het beoordelen van de huidige toestand en (historische) trend anderzijds. Bij het inschatten van toekomstige impacts kunnen we stakeholders raadplegen, experten inschakelen, en/of modellen gebruiken. Bij het beoordelen van de huidige toestand of (historische) trend kunnen we eveneens stakeholders en experten raadplegen en modellen gebruiken, maar is er ook de mogelijkheid om administratieve data of monitoringsdata te gebruiken. Die administratieve data of monitoringsdata kunnen al beschikbaar zijn. In het andere geval kunnen er nieuwe meet- en monitoringsdata verzameld worden. Het opzetten van dataverzameling kan echter een aanzienlijke inspanning vergen. Daarnaast is het ook zo dat zo’n ad hoc dataverzameling niet altijd volstaat om de impacts van het project te beoordelen. Dat is bijvoorbeeld het geval als je de toestand of trend van de impacts van een projecten wenst te beoordelen in het licht van de autonome evoluties. 

De terms of reference moeten afgestemd zijn op zowel het doel van de SEIA als de kenmerken van het project. Echter, de terms of reference zullen ook in overeenstemming gebracht moeten worden met de middelen die beschikbaar zijn voor de uitvoering van de SEIA. 
 

Als de terms of reference vastliggen, kan het plan van aanpak ontwikkeld worden, dat beschrijft hoe we de SEIA uitvoeren.
 

SEIA zelf uitvoeren of uitbesteden?

Het uitvoeren van een SEIA vereist specifieke expertise en vaardigheden. Op basis van de terms of reference van de SEIA kan ingeschat worden welke expertise en vaardigheden er nodig zijn om de SEIA uit te voeren. Als die expertise en vaardigheden in de organisatie aanwezig zijn en de betrokken mensen beschikken over voldoende tijd dan hoeft een SEIA niet uitbesteed te worden. In het andere geval dient de opdracht uitbesteed te worden aan een externe expert of organisatie.

Als de SEIA met eigen mensen wordt uitgevoerd dan maakt de organisatie zelf het plan van aanpak op. In het andere geval maakt de projectleider een bestek op voor de uitbesteding van de SEIA. De externe experten die inschrijven op het bestek ontwikkelen in hun offerte een plan van aanpak.

Structuur

Iedere SEIA doorloopt de vier stappen die in de handleiding worden beschreven. Desondanks zijn er duidelijke verschillen in de wijze waarop een SEIA wordt uitgevoerd. Veel heeft te maken met het gewenste niveau van participatie en detail. In een snelle en meer exploratieve SEIA kunnen stappen 2, 3 en/of 4 op een geïntegreerde manier worden uitgevoerd en kan er ook voor gekozen worden om te werken met een beperkt aantal personen met een helicoptervisie, zonder de stakeholders zelf te consulteren. In een gedetailleerde SEIA kan elke stap afzonderlijk en dus achtereenvolgens worden uitgevoerd. Daarbij kunnen de stakeholders zelf geconsulteerd worden. Daarnaast kunnen bij de uitvoering van een SEIA ook verschillende methodes naast elkaar gebruikt worden. Eenzelfde verhaal voor het dataluik van een SEIA. Het gebruik van direct beschikbare data versus het verzamelen van nieuwe data vergt een andere aanpak en inspanning. De verschillen in de werkwijze van een SEIA zijn het resultaat van een reeks keuzes. Die keuzes zullen rekening moeten houden met de beschikbare middelen.